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Recht und Regeln

Nebenkostenabrechnung als Vermieter: was umlegbar ist

Veröffentlicht am 29. September 2026 · Aktualisiert am 29. September 2026 · 9 Minuten Lesezeit

Freigestellte Aufnahme eines Wohnhauses in der Flotowstraße in Hamburg Barmbek Süd

Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zu den Kostenarten gehören, die die Betriebskostenverordnung aufzählt. Kosten für Verwaltung und Instandhaltung gehören nie dazu. Abgerechnet wird einmal im Jahr, und die Abrechnung muss den Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums erreichen, sonst ist eine Nachforderung in aller Regel verloren. Nebenkosten ist dabei nur das Alltagswort, das Gesetz spricht von Betriebskosten. Die Frist ist streng, der Katalog steht in der Verordnung, und beides lässt sich vorher sauber regeln.

Welche Nebenkosten darf man umlegen?

Die Kostenarten, die § 2 der Betriebskostenverordnung aufzählt, und nur, soweit der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Gemeint sind nach § 556 Absatz 1 BGB die laufenden Kosten, die das Eigentum am Grundstück oder der bestimmungsmäßige Gebrauch des Hauses dem Eigentümer verursacht. Einmalige Ausgaben fallen damit ebenso heraus wie Reparaturen.

Die Verordnung nennt siebzehn Nummern. In der Übersicht, verkürzt auf das Wesentliche:

Nr. Kostenart Was dazugehört, Beispiele
1 Öffentliche Lasten vor allem die Grundsteuer
2 Wasserversorgung Verbrauch, Grundgebühren, Wasserzähler
3 Entwässerung Gebühren für Haus- und Grundstücksentwässerung
4 Heizung Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Verbrauchserfassung
5 Warmwasser Wassererwärmung, Wartung der Geräte
6 Verbundene Anlagen Heizung und Warmwasser aus einer Anlage
7 Aufzug Betriebsstrom, Wartung, Prüfung, Reinigung
8 Straßenreinigung und Müll Gebühren, Müllabfuhr
9 Gebäudereinigung gemeinsam genutzte Flächen, Ungezieferbekämpfung
10 Gartenpflege Pflege der Flächen, Spielplätze, Zugänge
11 Beleuchtung Außenbeleuchtung, Treppenhaus, Keller
12 Schornsteinreinigung Kehrgebühren
13 Versicherung Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
14 Hauswart Vergütung ohne Anteile für Reparatur und Verwaltung
15 Antenne, Breitband, Glasfaser Betrieb der Anlage, mit Einschränkungen
16 Wäschepflege Gemeinschaftswaschmaschinen und Trockner
17 Sonstige Betriebskosten nur, wenn einzeln im Vertrag benannt

Was unter keine der Nummern 1 bis 16 fällt, lässt sich nur über die Nummer 17 umlegen. Auch das setzt voraus, dass es sich um laufende Kosten aus dem Eigentum oder dem Gebrauch des Hauses handelt, wie § 1 der Verordnung sie beschreibt.

Was darf nie umgelegt werden?

Kosten der Verwaltung und Kosten der Instandhaltung. § 1 Absatz 2 der Betriebskostenverordnung nimmt beide ausdrücklich aus: die Arbeitskräfte und Einrichtungen für die Verwaltung, die Aufsicht und die eigene Verwaltungsarbeit des Vermieters ebenso wie die Kosten, um Mängel durch Abnutzung, Alterung und Witterung zu beseitigen. Die Rechnung der Hausverwaltung und die Reparatur der Heizung bleiben also beim Eigentümer.

In der Praxis verstecken sich diese Kosten gern in Rechnungen, die eigentlich umlegbar sind. Beim Hauswart ist das ausdrücklich geregelt: Umlegbar ist nach § 2 Nummer 14 der Verordnung nur, was nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung entfällt. Ähnlich bei Wartungsverträgen, die neben der Wartung auch Reparaturen abdecken.

Wer eine solche Rechnung ungeteilt umlegt, legt einen Teil um, der ihm nicht zusteht, und liefert dem Mieter einen berechtigten Einwand.

Was muss dafür im Mietvertrag stehen?

Die Vereinbarung, dass der Mieter Betriebskosten trägt, und in welcher Form. § 556 BGB macht die Umlage zur Sache der Vertragsparteien: Sie können sie vereinbaren. Ohne Vereinbarung fehlt die Grundlage für eine Umlage, und § 535 Absatz 1 BGB weist die auf der Mietsache ruhenden Lasten ohnehin dem Vermieter zu. Dazu kommt die Wahl zwischen Pauschale und Vorauszahlung.

Bei einer Pauschale sind die Betriebskosten mit einem festen Betrag abgegolten, abgerechnet wird nicht. Bei der Betriebskostenvorauszahlung zahlt der Mieter monatliche Abschläge, und nach § 556 Absatz 2 BGB dürfen diese nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Über Vorauszahlungen wird jährlich abgerechnet, sodass am Ende eine Nachzahlung oder ein Guthaben steht.

Eine Besonderheit hat die siebzehnte Nummer. Sonstige Betriebskosten sind nach § 2 Nummer 17 der Verordnung alle laufenden Kosten im Sinne von § 1, für die keine der ersten sechzehn Nummern passt. Weil der Mieter nur trägt, was vereinbart ist, müssen sie im Vertrag einzeln genannt werden. Eine Klausel, die pauschal sonstige Betriebskosten aufführt, ohne sie zu benennen, gibt dafür keine Grundlage. Was sonst in einen Vertrag gehört, beschreibt Der Mietvertrag: worauf Vermieter achten.

Aus der Praxis: die Technik im Vertrag beim Namen nennen

Häuser mit moderner Haustechnik zeigen, warum die siebzehnte Nummer wichtig ist. Die Wartung und der Filterwechsel einer Lüftungsanlage, die Wartung einer Photovoltaikanlage, Rauchwarnmelder, Hebeanlagen, Messsysteme und die Prüfung der elektrischen Anlagen verursachen laufende Kosten, die in einem älteren Formularvertrag nirgends auftauchen.

Wir benennen solche Posten deshalb im Vertrag einzeln, jede Anlage für sich. Ausdrücklich ausgenommen bleibt die Instandhaltung: Fällt an der Lüftung ein Bauteil aus, ist das keine Betriebskostenfrage. Und wo eine Photovoltaikanlage im Spiel ist, versprechen wir keine bestimmte Ersparnis beim Strom.

Der Aufwand dafür liegt vor der Vermietung. Wer ihn spart, trägt die Kosten dieser Anlagen über die gesamte Mietdauer selbst.

Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. So bestimmt es § 556 Absatz 3 BGB. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Der Ausschluss betrifft nach dem Wortlaut nur Nachforderungen des Vermieters. Maßgeblich ist, wann die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zugeht, nicht, wann sie erstellt wurde.

Ein Rechenbeispiel: Läuft der Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Wer Ende Dezember per einfachem Brief verschickt, kann den Zugang später oft nicht belegen.

Zwei weitere Regeln stehen im selben Absatz. Bei der Abrechnung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Und zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet, er muss also keine vorläufige Abrechnung einzelner Posten vorlegen. Die Frist gilt trotzdem für die Abrechnung als Ganzes.

Welche Rechte hat der Mieter nach der Abrechnung?

Er kann zwölf Monate lang Einwände erheben und die Belege einsehen. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss der Mieter seine Einwände bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen, danach sind sie ausgeschlossen, sofern er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Nach Absatz 4 hat er auf Verlangen Anspruch auf Einsicht in die Belege, die der Vermieter auch elektronisch bereitstellen darf.

Für den Vermieter heißt das: Die Belege gehören geordnet zur Abrechnung, nicht in einen Ordner, den erst jemand suchen muss. Eine Abrechnung, die für jede Kostenart die Gesamtkosten, den Verteilungsschlüssel, den Anteil der Wohnung und die geleisteten Vorauszahlungen zeigt, lässt sich nachvollziehen und erspart Rückfragen.

Nach § 556 Absatz 5 BGB ist eine Vereinbarung unwirksam, die zum Nachteil des Mieters von den Absätzen 1, 2 Satz 2, 3 und 3a abweicht. Die Abrechnungsfristen lassen sich also nicht im Vertrag zugunsten des Vermieters verschieben.

Was hat sich bei Kabelanschluss und Glasfaser geändert?

Die Kosten für einen Kabelanschluss sind nur noch eingeschränkt umlegbar. Nach § 2 Nummer 15 der Betriebskostenverordnung konnten das Nutzungsentgelt für eine fremde Antennenanlage, die Gebühren für die Kabelweitersendung und die laufenden Grundgebühren für Breitbandanschlüsse nur bis zum 30. Juni 2024 umgelegt werden. Umlegbar bleibt der Betriebsstrom der Anlage, bei Gemeinschaftsantennen auch deren regelmäßige Prüfung. Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, gelten diese beiden Buchstaben nach dem Schlusssatz von § 2 überhaupt nicht.

Neu hinzugekommen ist eine gebäudeinterne Verteilanlage, die vollständig über Glasfaser an ein öffentliches Netz mit sehr hoher Kapazität angeschlossen ist. Deren Betriebsstrom und ein Bereitstellungsentgelt nach dem Telekommunikationsgesetz sind umlegbar, wenn der Mieter seinen Anbieter frei wählen kann. Für das Bereitstellungsentgelt setzt § 556 Absatz 3a BGB zusätzliche Bedingungen, bei aufwändigen Maßnahmen etwa drei eingeholte Angebote, soweit möglich.

Wer einen älteren Vertrag mit Kabelgebühren in der Aufstellung hat, prüft diese Position vor der nächsten Abrechnung.

Aus der Praxis: was Leerstand an Nebenkosten kostet

Eine Seite der Betriebskosten sieht man erst, wenn eine Wohnung leer steht. Grundsteuer, Versicherung, Hauswart und Müllabfuhr laufen weiter, und sie sind zwar umlagefähig, aber es gibt niemanden, auf den sie umgelegt werden könnten. Der Eigentümer trägt sie für jeden leeren Monat selbst, zusätzlich zur ausgefallenen Kaltmiete.

Ein Leerstandsmonat besteht deshalb aus drei Posten: der Kaltmiete, den Nebenkosten und dem Aufwand, wenn eine gescheiterte Vermietung von vorn beginnt. Die ersten beiden stehen pro Monat fest. Wie viele Monate es werden, ist der einzige Posten, den man beeinflussen kann, und deshalb gehört die Dauer der Vermietung in dieselbe Rechnung wie die Abrechnung selbst. Die ganze Rechnung zeigt Was ein Monat Leerstand wirklich kostet.

Wie hängen Nebenkosten und Hamburger Mietenspiegel zusammen?

Sie werden getrennt betrachtet. Die Werte des Hamburger Mietenspiegels 2025 sind nach der Broschüre der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen Nettokaltmieten, also ohne Heizkosten und ohne die übrigen Betriebskosten. Wer seine Miete mit dem Mietenspiegel vergleicht, vergleicht deshalb nur die Nettokaltmiete, die Betriebskosten kommen gesondert hinzu.

Die Broschüre druckt die Betriebskostenverordnung als Anlage ab und hält fest, dass es den Mietvertragsparteien freisteht, sie anzuwenden. Für die Einordnung der Nettokaltmiete im Mietenspiegel ist unser Mietpreisrechner gedacht, die Betriebskosten kommen danach auf dieser Grundlage hinzu.

Interessenten fragen bei der Besichtigung fast immer, wie sich die Nebenkosten zusammensetzen und was sie selbst zahlen. Eine realistische Vorauszahlung, gestützt auf die letzte Abrechnung, beantwortet diese Frage, bevor sie zum Streitpunkt wird.

Wenn Sie Vertrag und Betriebskosten vor der nächsten Vermietung sauber aufgestellt haben möchten: Letura bereitet den Vertrag mit einzeln benannten Positionen vor, Vermietung starten.

Quellen

Zuletzt gegen die amtlichen Fassungen geprüft am 29. September 2026.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihre konkrete Situation empfehlen wir die Abstimmung mit einem Rechtsanwalt oder einem Eigentümerverband.

Häufige Fragen

Welche Nebenkosten darf man umlegen?

Nur Betriebskosten, die im Mietvertrag als vom Mieter zu tragen vereinbart sind und zu den Kostenarten der Betriebskostenverordnung gehören, etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Hauswart und Versicherung. Sonstige Betriebskosten müssen im Vertrag einzeln benannt sein. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind nie umlegbar.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Bei einem Abrechnungsjahr, das am 31. Dezember 2025 endet, also bis zum 31. Dezember 2026. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Wie lange kann der Mieter Einwände gegen die Abrechnung erheben?

Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung. Danach sind Einwände ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Auf Verlangen muss der Vermieter ihm Einsicht in die Belege geben, auch elektronisch.

Darf man Kosten für die Hausverwaltung umlegen?

Nein. § 1 Absatz 2 der Betriebskostenverordnung nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus, ebenso Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung. Auch beim Hauswart darf nur der Teil umgelegt werden, der nicht auf Verwaltung, Instandhaltung oder Reparaturen entfällt.

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