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Mieterauswahl

Absage an Mietinteressenten: wie, wann, was mit Daten

Veröffentlicht am 27. Oktober 2026 · Aktualisiert am 27. Oktober 2026 · 6 Minuten Lesezeit

Freigestellte Aufnahme eines Altbaus in Hamburg Harvestehude

Eine Absage an Mietinteressenten ist die letzte Nachricht, die die meisten Bewerber von einer Vermietung bekommen, und bei einer Hamburger Wohnung sind das schnell mehrere hundert. Wir sagen jedem ab, der die Wohnung nicht bekommt, kurz, freundlich und endgültig, ohne inhaltlichen Grund. Abgesagt wird erst, wenn die Wohnung vermietet ist. Und wer Unterlagen geschickt hat, erfährt in der Absage, dass sie gelöscht werden. Wann das spätestens geschehen muss, regelt die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz.

Wer bekommt eine Absage?

Jeder, der die Wohnung nicht bekommt. Bei 300 Bewerbungen sind das 299 Absagen, unabhängig davon, ob jemand nur angefragt, besichtigt oder schon Unterlagen geschickt hat. Nach unserer Erfahrung schreiben wir pro Vermietung 200 bis 300 Absagen. Bei dieser Menge braucht es eine feste Vorlage und einen festen Zeitpunkt, sonst bleiben Absagen liegen, und Interessenten warten auf eine Antwort, die nie kommt.

Wie viele Bewerbungen auf eine Hamburger Wohnung kommen und wovon das abhängt, zeigt unsere Auswertung in Wie viele Bewerber bekommt eine Wohnung in Hamburg?.

Wer Wann absagen Was zusätzlich in die Absage gehört
Interessenten, die nur angefragt haben nach der Unterzeichnung nichts weiter
Interessenten nach der Besichtigung nach der Unterzeichnung nichts weiter
Bewerber, die Unterlagen geschickt haben nach der Unterzeichnung dass die Unterlagen gelöscht werden
Kandidaten in der engeren Wahl nach der Unterzeichnung, bis dahin bleiben sie im Verfahren dass die Unterlagen gelöscht werden

Was gehört in die Absage, und was nicht?

Hinein gehört, dass die Wohnung vergeben ist, dass sie bei vielen Bewerbungen nur einmal vergeben werden kann und dass das keine Entscheidung gegen die Person ist. Nicht hinein gehört ein inhaltlicher Grund. Wir nennen keinen, weder Einkommen noch Haushaltsgröße noch einen Eindruck aus dem Gespräch. Unabhängig davon gilt für jede Entscheidung: Eine Benachteiligung aus den Gründen, die § 19 Absatz 1 AGG nennt, etwa Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität, ist unter den dort genannten Voraussetzungen unzulässig.

Absagen schreiben wir im Auftrag des Eigentümers. Das steht in jeder unserer Mails an Interessenten in der Signatur; im Text selbst sagen wir es nur dort, wo eine Entscheidung mitgeteilt wird, also bei Zusage und Absage. Welche Gründe für eine Entscheidung überhaupt tragen und welche nie eine Rolle spielen dürfen, steht in Der passendste Mieter, nicht der beste.

Warum erst nach der Unterschrift?

Weil eine Zusage noch keine Unterschrift ist. Zwischen Zusage und Unterzeichnung liegen meist nur wenige Tage, aber in diesen Tagen kann der Ausgewählte eine andere Wohnung bekommen, seine Pläne ändern oder sich nicht mehr melden. Wer dann allen anderen schon abgesagt hat, fängt von vorn an, mit offline genommenem Inserat und Interessenten, die längst weitersuchen.

Bei uns laufen deshalb alle Interessenten weiter, bis die Wohnung vermietet ist. Die Zusage an den Ausgewählten formulieren wir vorläufig: Wir freuen uns, ihm die Wohnung anbieten zu können, verbindlich wird es mit der Unterzeichnung. In derselben Mail stehen Terminvorschläge für die Unterschrift und die Bitte um die Kontoverbindung für den Vertrag. Erst nach der Unterzeichnung gehen die Absagen hinaus. Was es kostet, wenn ein Kandidat in dieser Lücke abspringt, beschreibt Wenn der Mieter nach der Zusage abspringt.

Wann müssen die Unterlagen gelöscht werden?

Wenn der Zweck entfällt, für den sie erhoben wurden. So steht es in Abschnitt D der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz: Daten von Interessenten, mit denen kein Vertrag geschlossen wird, sind zu löschen, wenn der Zweck entfällt, also die Prüfung, ob mit ihnen ein Vertrag geschlossen werden soll. Die Orientierungshilfe stützt das auf Art. 17 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO.

Zwei Präzisierungen nennt sie ausdrücklich. Können abgelehnte Interessenten Ansprüche wegen einer Benachteiligung nach § 21 AGG geltend machen, sind die Daten regelmäßig spätestens nach sechs Monaten zu löschen, soweit keine weitere Geltendmachung in Frage kommt. Für Makler und Hausverwaltungen setzt sie die Grenze früher: Deren Daten über Interessenten sind regelmäßig zu löschen, sobald mit jemand anderem ein Mietvertrag zustande gekommen ist. Die Frist für die Ansprüche selbst steht in § 21 Absatz 5 AGG: Sie müssen innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden.

Wer vermietet Spätester Zeitpunkt zum Löschen laut Orientierungshilfe
Vermieter selbst wenn die Daten für die Auswahl nicht mehr gebraucht werden; bei möglichen Ansprüchen nach § 21 AGG regelmäßig spätestens nach sechs Monaten
Makler oder Hausverwaltung regelmäßig spätestens, wenn der Mietvertrag mit anderen Interessenten geschlossen ist

Sechs Monate sind dabei eine Obergrenze, keine Aufbewahrungsfrist. Eine Ausnahme nennt die Orientierungshilfe nur für Kontaktdaten, wenn der Interessent eingewilligt hat, über frei werdende Wohnungen informiert zu werden, oder wenn eine andere Rechtsgrundlage greift. Welche Angaben Sie überhaupt erfragen dürfen, steht in Selbstauskunft für Vermieter: welche Fragen zulässig sind.

Aus der Praxis: eine Vorlage für 299 Absagen

Unsere Absage ist kurz und für alle gleich. Sie sagt, dass die Wohnung vergeben ist, dass sie bei der Zahl der Bewerbungen nur einmal vergeben werden konnte und dass das keine Entscheidung gegen die Person ist. Wer Unterlagen eingereicht hat, liest außerdem, dass sie gelöscht werden. Ein inhaltlicher Grund steht in keiner Absage.

Abgeschickt wird erst, wenn die Wohnung vermietet ist, und dann an alle auf einmal. Bei 200 bis 300 Absagen je Vermietung ist das die einzige Art, nichts zu vergessen: Wer nach der Unterschrift keine Absage bekommen hat, ist in der Liste übersehen worden, nicht noch im Rennen.

Was gilt in Hamburg?

Dieselben Regeln wie überall, aber mit mehr Masse. Auf eine gute Wohnung in Hamburg kommen schnell mehrere hundert Bewerbungen, und jede davon enthält personenbezogene Daten, die nach der Orientierungshilfe gelöscht werden müssen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Wer selbst vermietet, sollte deshalb vor dem Inserat festlegen, wo Bewerbungen ankommen, wer absagt und wann gelöscht wird. Wie wir Vermietungen von der Anfrage bis zur Absage übernehmen, erzählen wir Ihnen gern, wenn Sie uns von Ihrer Wohnung schreiben: Vermietung starten.

Quellen

Zuletzt gegen die amtlichen Fassungen geprüft am 27. Oktober 2026; die Orientierungshilfe am Originaldokument (Kopie unter docs/quellen/).

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihre konkrete Situation empfehlen wir die Abstimmung mit einem Rechtsanwalt oder einem Eigentümerverband.

Häufige Fragen

Muss ich jedem Bewerber für meine Wohnung absagen?

Wir sagen jedem ab, der die Wohnung nicht bekommt, auch bei 300 Bewerbungen den übrigen 299. Nach unserer Erfahrung sind das 200 bis 300 Absagen je Vermietung. Wer Unterlagen geschickt hat, erfährt so auch, dass sie gelöscht werden.

Muss ich eine Absage an Mietinteressenten begründen?

Wir nennen in Absagen keinen inhaltlichen Grund. Die Absage sagt, dass die Wohnung bei vielen Bewerbungen nur einmal vergeben werden kann und das keine Entscheidung gegen die Person ist. Das ist eine Frage des Vorgehens; zur Rechtslage im Einzelfall berät ein Anwalt.

Was passiert mit den Unterlagen abgelehnter Bewerber?

Sie werden gelöscht, wenn der Zweck entfällt, für den sie erhoben wurden. Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz gilt bei möglichen Ansprüchen nach § 21 AGG eine Höchstgrenze von regelmäßig sechs Monaten; Makler und Hausverwaltungen löschen regelmäßig spätestens, wenn der Mietvertrag mit jemand anderem geschlossen ist.

Wann sollte ich den anderen Interessenten absagen?

Erst wenn die Wohnung vermietet ist, also nach der Unterzeichnung. Bis dahin ist die Zusage an den Ausgewählten vorläufig, und es kann immer noch etwas dazwischenkommen. Wer vorher allen anderen absagt, beginnt bei einem Rückzieher von vorn.

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