Zum Inhalt springen
Vermarktung und Inserat

Wohnung vermieten: die Unterlagen

Veröffentlicht am 29. September 2026 · Aktualisiert am 29. September 2026 · 8 Minuten Lesezeit

Freigestellte Aufnahme eines Altbaus an der Flotowstraße in Hamburg

Sechs Dinge sollten beisammen sein, bevor das erste Foto gemacht wird: der Energieausweis, ein Grundriss, eine belastbare Wohnflächenangabe, die letzte Betriebskostenabrechnung, Angaben zum Haus und bei einer Eigentumswohnung Teilungserklärung samt Hausordnung. Nichts davon ist schwer zu beschaffen. Es fehlt nur fast immer etwas, und jedes fehlende Stück hält den Ablauf später an einer teureren Stelle auf.

Warum vor dem Inserat und nicht später?

Weil zwei der Unterlagen in die Anzeige selbst gehören und die übrigen den Ablauf bestimmen. Ohne die Angaben aus dem Energieausweis darf eine Immobilienanzeige nicht erscheinen, wenn für das Gebäude ein Ausweis vorliegt. Ohne Grundriss und Flächenangabe entstehen Rückfragen, die jede einzeln beantwortet werden müssen. Und ohne Betriebskostenzahlen wird bei jeder Besichtigung improvisiert.

Der zweite Grund ist zeitlicher Natur. Fehlt etwas erst dann, wenn ein Bewerber ausgewählt ist, steht die Vermietung genau in dem Moment, in dem sie am schnellsten laufen sollte. Ein Ausweis, der neu erstellt werden muss, kostet Tage, die vorher niemandem aufgefallen wären.

Der dritte Grund ist die Reihenfolge im Datenschutz. Nachweise der Interessenten gehören nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz in späte Phasen des Verfahrens; Nachweise zu Einkommen und Bonität etwa erst nach der Entscheidung für einen Bewerber. Die eigenen Unterlagen dagegen gehören an den Anfang, und das lässt sich sauber trennen.

Was muss im Energieausweis stehen und wann?

Die Angaben gehören in die Anzeige, der Ausweis selbst in die Besichtigung. § 87 Gebäudemodernisierungsgesetz verlangt in einer Immobilienanzeige die Art des Ausweises, den ausgewiesenen Energiewert, also Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch, die überwiegend zum Heizen genutzten Energieträger und, sofern es sich um ein Wohngebäude handelt, zusätzlich Baujahr und Effizienzklasse.

Für den Energieausweis selbst gilt § 80 desselben Gesetzes: Interessenten ist er spätestens bei der Besichtigung vorzulegen, nach Vertragsschluss wird er dem Mieter übergeben.

Ein Blick auf das Datum, bis zu dem der Ausweis gültig ist, lohnt deshalb vor jedem Inserat. Ein Ausweis, der während der Vermarktung abläuft, ist die vermeidbarste Verzögerung in diesem ganzen Ablauf.

Wie belastbar muss die Wohnflächenangabe sein?

Belastbar genug, um im Vertrag zu stehen. Maßstab sind die §§ 2 und 4 Wohnflächenverordnung: Räume ab zwei Metern lichter Höhe zählen voll, ab einem Meter zur Hälfte. Balkone, Loggien und Terrassen gehen in der Regel mit einem Viertel ein und höchstens zur Hälfte. Keller, Abstellräume außerhalb der Wohnung und Garagen bleiben außen vor.

Wichtig ist das aus zwei Gründen. Die Wohnfläche bestimmt, in welches Feld des Mietenspiegels eine Wohnung fällt, und sie steht im Vertrag als Beschaffenheitsangabe. Eine Zahl aus einem alten Exposé zu übernehmen, ohne zu wissen, wie sie zustande kam, ist an beiden Stellen unangenehm.

Bei Dachgeschosswohnungen und bei Wohnungen mit Balkon lohnt deshalb ein Nachrechnen. Bei allen anderen genügt es meist, die Herkunft der Zahl zu kennen.

Aus der Praxis: was bei Übernahmen fehlt

Wenn wir eine Vermietung übernehmen, fehlen erstaunlich zuverlässig dieselben Dinge: der Grundriss, der Energieausweis, Informationen zum Haus und zum Gemeinschaftseigentum, dazu brauchbare Fotos. Das ist so vorhersehbar, dass wir es über ein eigenes Abfrageformular abfangen, statt in jedem Fall neu nachzufragen.

Je weniger professionell ein Bestand verwaltet wird, desto mehr fehlt, und bei einzelnen privaten Wohnungen fehlt am meisten. An der Sorgfalt liegt das selten. In einer Verwaltung hält ohnehin jemand diese Papiere zusammen, bei einer einzelnen Wohnung tut das niemand, solange nichts ansteht.

Die Folge ist immer dieselbe: Die Beschaffung passiert unter Zeitdruck, obwohl sie ohne Zeitdruck möglich gewesen wäre. Ein Nachmittag vor dem Inserat ersetzt eine Woche mitten in der Vermarktung.

Welche Angaben zum Haus werden gebraucht?

Die, nach denen bei jeder Besichtigung gefragt wird. Dazu gehören die Zusammensetzung der Hausgemeinschaft, die Eigentumsverhältnisse am Gebäude und der Name der Verwaltung. Bei einer Eigentumswohnung kommen Teilungserklärung und Hausordnung hinzu, weil sich daraus Nutzungsregeln ergeben, die im Mietverhältnis gelten.

Ebenfalls hierher gehört, was in den letzten Jahren am Gebäude gemacht wurde. Nach einer Sanierung ist das ein eigener Block an Fragen, und die Antworten entscheiden mit darüber, ob ein Interessent den höheren Preis nachvollzieht.

Und schließlich die Betriebskosten, aber nicht als Vorauszahlung. Gefragt wird nach dem, was am Ende des Abrechnungsjahres wirklich angefallen ist, und diese Zahl steht in der letzten Betriebskostenabrechnung des Vormieters.

Was genau ist mitvermietet?

In unseren Vermietungen in der Regel alles, was bei der Besichtigung zu sehen ist. Der entscheidende Schritt ist nicht die Entscheidung selbst, sondern sie vorher klar auszusprechen und anschließend im Vertrag festzuhalten. Sonst wird aus einer Selbstverständlichkeit später eine Auslegungsfrage.

Einzeln benannt werden deshalb Einbauküche, Keller samt Größe, Waschmaschinenanschluss, Stellplatz und Gartenanteil. Das kostet im Inserat zwei Zeilen und im Vertrag eine Liste.

Wo etwas ausdrücklich nicht mitvermietet ist, etwa ein Gartenhaus oder ein zweiter Kellerraum, gehört das mit derselben Deutlichkeit hinein. Was in ein Inserat nach oben gehört und was nach unten, behandelt Was ins Wohnungsinserat nach oben gehört.

Aus der Praxis: Fotos, die tragen

Bei den Bildern ist die Reihenfolge wichtiger als die Ausrüstung. Am stärksten wirken Aufnahmen, die Wohngefühl und Wohnsituation zeigen statt isolierter Räume: Blickachsen, lange Blicke durch die Wohnung, Übergänge, zwei Räume auf einem Bild.

Die Abfolge der Bilder führt dabei durch die Wohnung wie ein Rundgang. Wer sie so anlegt, erzählt eine Geschichte und muss weniger erklären. Wer einzelne Räume in beliebiger Folge zeigt, lässt Interessenten raten, wie die Wohnung zusammenhängt.

Praktisch heißt das: erst den Grundriss verstehen, dann fotografieren. Deshalb steht der Grundriss auf dieser Liste vor den Fotos. Worauf es bei den Aufnahmen im Einzelnen ankommt, sammelt Exposé und Fotos.

Was gehört noch nicht dazu?

Alles, was erst mit dem Vertrag kommt. Das Vertragspaket entsteht später: Hauptvertrag ist bei uns der Hamburger Mietvertrag des Grundeigentümer-Verbands, dazu ein Anlagendokument, das objektbezogene Vereinbarungen, Hinweise zu Nutzung und Pflege sowie eine Ausstattungsliste für genau diese Wohnung enthält. Das Übergabeprotokoll kommt hinzu. Die Selbstauskunft des künftigen Mieters liegt dann zwar vor, gehört aber nicht in den Vertrag: Was daraus für die Durchführung des Mietverhältnisses nicht gebraucht wird, ist nach dem Abschluss zu löschen, so Abschnitt D der Orientierungshilfe.

Vor dem Inserat muss davon nichts fertig sein. Was hilft, ist zu wissen, dass diese Anlagen auf die Angaben zurückgreifen, die jetzt gesammelt werden. Die Ausstattungsliste im Vertrag ist am Ende dieselbe Liste, die im Inserat steht.

Ebenfalls nicht hierher gehören Unterlagen der Interessenten. Wer eine vollständige Selbstauskunft samt Nachweisen schon zum Besichtigungstermin einsammelt, arbeitet außerhalb dessen, was die Datenschutzkonferenz für diese Phase für erforderlich hält.

In welcher Reihenfolge geht man vor?

Von den Unterlagen zur Aufnahme und erst dann zum Preis. Zuerst die sechs Dinge vom Anfang beschaffen, dabei prüfen, bis wann der Energieausweis gültig ist. Danach Grundriss lesen, fotografieren, Ausstattung auflisten. Zuletzt der Preis, weil er die Einordnung im Mietenspiegel braucht und die hängt an Fläche, Baualter und Wohnlage. Mit den gesammelten Angaben lässt sich dieser letzte Schritt in unserem Mietpreisrechner erledigen.

Schritt Ergebnis
Unterlagen zusammenstellen Energieausweis, Grundriss, Fläche, Abrechnung, Hausangaben
Aufnahme und Fotos Bildfolge als Rundgang, Ausstattungsliste
Preis herleiten Tabellenfeld, Spanne, Obergrenze der Regulierung
Inserat schreiben Pflichtangaben oben, Besonderheiten sichtbar

Diese Folge ist keine Formsache. Jeder Schritt braucht das Ergebnis des vorigen, und wer sie umdreht, schreibt das Inserat zweimal. Den vollständigen Ablauf danach beschreibt Wohnung vermieten in Hamburg.

Quellen

Zuletzt gegen die amtlichen Fassungen geprüft am 29. September 2026.

Eine Unterlage kommt erst am Ende dazu: Die Wohnungsgeberbestätigung stellt der Wohnungsgeber nach § 19 Bundesmeldegesetz nach dem Einzug aus. Was dabei zu beachten ist, steht in Das Übergabeprotokoll.

Diese Unterlagen fragen wir mit einem einzigen Formular ab, den Rest übernehmen wir: Letura sammelt, prüft und ergänzt, was fehlt, Vermietung starten.

Häufige Fragen

Welche Unterlagen braucht man für die Vermietung?

Sechs Dinge, bevor das Inserat steht: den Energieausweis, einen Grundriss, eine belastbare Wohnflächenangabe, die letzte Betriebskostenabrechnung, Angaben zum Haus und bei Eigentumswohnungen Teilungserklärung und Hausordnung. Alles Weitere, etwa Nachweise der Bewerber, gehört in spätere Phasen.

Ist der Energieausweis bei der Vermietung Pflicht?

Liegt für das Gebäude einer vor, ja. Nach § 87 Gebäudemodernisierungsgesetz gehören seine Kernangaben bereits in die Immobilienanzeige. Nach § 80 desselben Gesetzes ist er Interessenten spätestens bei der Besichtigung vorzulegen und nach Vertragsschluss zu übergeben.

Wie ermittelt man die Wohnfläche richtig?

Nach der Wohnflächenverordnung. Räume ab zwei Metern lichter Höhe zählen voll, ab einem Meter zur Hälfte. Balkone und Terrassen gehen in der Regel mit einem Viertel ein, höchstens zur Hälfte. Keller, Abstellräume außerhalb der Wohnung und Garagen zählen nicht mit.

Welche Unterlagen fehlen am häufigsten?

Wenn wir eine Vermietung übernehmen, fehlen am häufigsten der Grundriss, der Energieausweis und Informationen zum Haus und zum Gemeinschaftseigentum, dazu Fotos. Bei privaten Eigentümern fehlt tendenziell mehr als bei verwalteten Beständen.

Was gehört zur Mietsache?

In unseren Vermietungen in der Regel alles, was bei der Besichtigung zu sehen ist. Wichtig ist, das vorher klar zu sagen und im Vertrag festzuhalten. Einbauküche, Keller, Waschmaschinenanschluss, Stellplatz und Gartenanteil werden einzeln benannt, damit später keine Auslegungsfrage entsteht.

Weiterlesen

Zurück zur Übersicht